Blog

Design Thinking w HR - rozmowa z Joanną Kucharską, dyrektorem HR & Communication w Sii

Opublikowano 21 marzec 2017

"Nowoczesny HR to taki, który słucha rynku, który jest elastyczny, pamięta o tym, że ma do spełnienia cele nie tylko pracownika, ale też i biznesu".

Zapraszamy na kolejną rozmowę z cyklu "Rozmowy o innowacjach". Tym razem gościliśmy w siedzibie Sii w Warszawie, gdzie rozmawialiśmy z Joanną Kucharską o tym jak buduje się pozytywne doświadczenie kandydatów do pracy oraz pracowników. Zapytaliśmy też o to jak wykorzystywać metodykę Design Thinking w działach HR. Poprzednie wywiady znajdziesz na naszym blogu. 

Joanna dołączyła do Sii Polska w 2007 roku jako Specjalista ds. Rekrutacji, będąc pierwszą osobą zatrudnioną na tym stanowisku, kiedy firma zatrudniała 30 osób. W chwili obecnej jest odpowiedzialna za zarządzanie procesami HR we wszystkich 8 oddziałach w Polsce. Obecnie jej firma zatrudnia już ponad 2700 pracowników.

Oprócz rekrutacji jest również odpowiedzialna za szkolenia, system ocen pracowniczych, komunikację wewnętrzną i zewnętrzną oraz politykę personalną firmy we wszystkich jej oddziałach. Należy do niej również nadzór nad procesami rekrutacji w całej firmie, dbanie o rozwój pracowników wspólnie z ich przełożonymi oraz podtrzymywanie Sii Spirit.

Jest absolwentką Szkoły Głównej Handlowej, a czas wolny spędza tańcząc, podróżując, gotując oraz spotykając się z ludźmi, którzy są dla niej nieustannym źródłem fascynacji i zainteresowania.

Czym zajmujesz się w Sii i jak wygląda Wasza struktura?

W Sii zajmuję się obszarem HR i rekrutacji oraz komunikacją wewnętrzną.  Mamy 8 oddziałów, z których każdy w pewnym sensie jest odrębną firmą, ze swoim własnym działem rekrutacji i HR. Te działy operacyjnie realizują lokalne działania z zakresu HR i rekrutacji.

Oprócz tego mamy w centrali jednostkę, która zajmuje się tworzeniem, wdrażaniem i modyfikowaniem procesów, procedur i systemów. I ja odpowiadam bezpośrednio za ten właśnie zespół i funkcjonalnie za pracę lokalnych działów rekrutacji i HR.

Czym dla Was, jako firmy posiadające tytuł “Great place to work” są innowacje?

Dla nas innowacje, to przede wszystkim sposób patrzenia na biznes i nieustanne poszukiwanie obszarów do usprawnień istniejących rozwiązań oraz tworzenia nowych.

W Sii bardzo mocno stawiamy na współpracę z użytkownikiem końcowym i branie pod uwagę jego potrzeb i oczekiwań. 

Od jakiegoś czasu realizujemy m.in. projekt pod hasłem „Spotkania usprawniające”. Polega on na tym, że raz w miesiącu grupa złożona z przedstawicieli poszczególnych obszarów biznesowych wraz z Prezesem jedzie do danego oddziału i przez dwa dni spotyka się z zespołami lokalnych jednostek. To czas na dyskusję, wymianę doświadczeń, weryfikację założeń i kierunków działania. Jest także przestrzeń dla pracowników poszczególnych działów, w ramach której mogą podzielić się swoimi sugestiami i pomysłami. 

Nie zawsze są to jednak łatwe i przyjemne spotkania, gdzie mówimy tylko o super pomysłach i rozwoju Sii. Często są to też trudne rozmowy o tym, co nie działa i kompletnie się nie sprawdza. Jestem jednak przekonana, że w dużej mierze, to właśnie dzięki takiej otwartej dyskusji i współpracy idziemy wciąż do przodu i na bieżąco poprawiamy to, co nie działa jeszcze najlepiej.

Czy pracownicy chętnie dzielą się swoimi opiniami i pomysłami na usprawnienia?

Pierwsze spotkania były prowadzone po omacku, nie do końca wiedzieliśmy jak je efektywnie poprowadzić, pracownicy nie wiedzieli o czym mówić, powtarzali właściwie to samo jeden po drugim, każdy chciał się „wypstrykać” z tej listy, którą miał przygotowaną.

Ale na przestrzeni kilku lat widzę jak to się zmienia i jak wspólnie uczymy się maksymalnie wykorzystywać te spotkania. Obecnie jest to wartościowy czas gdzie padają konkretne propozycje zmian i usprawnień. Dotyczą one zarówno drobnych kwestii, takich jak wymiana krzeseł na bardziej energonomiczne, jak i dużych i ważnych obszarów, związanych z wdrażaniem procesów i aplikacji w firmie.

Co więcej, od jakiegoś czasu wszystkie tematy, które są zgłoszone podczas tych spotkań są na bieżąco rejestrowane w systemie, do którego dostęp ma każdy pracownik. Widzi on w systemie jego status, aktualności z nim związane, osoby odpowiedzialne etc.

To dla mnie jest jeden z bardzo innowacyjnych elementów w Sii. Podstawą naszych działań staje się pytanie i słuchanie naszych pracowników oraz współtworzenie i wdrażanie zmian wspólnie z nimi.

Na spotkaniach powstaje sporo pomysłów, a w ich efekcie zadań do zrealizowania. Co się z nimi dzieje?

Każde zadanie jest przypisane do danego obszaru biznesowego i właściciela oraz wpisane w nasz wewnętrzny system. Jeśli np. wpiszemy tam zadanie z obszaru HR, to przychodzi do mnie powiadomienie. Wchodzę w to zadanie i sprawdzam czego dotyczy. Może to być na przykład pytanie - wtedy na nie odpowiadam, zaznaczam, że status jest zamknięty i odpowiedź została udzielona. Pracownik, który to zgłosił dostaje odpowiedź, razem z informacja zwrotną od właściciela obszaru. 

Co ważne, zadanie zostaje nadal na liście, więc jeżeli jakikolwiek inny pracownik wejdzie sobie w ten panel, to będzie też widział, że takie pytanie padło i jaka odpowiedź została udzielona. Jeśli to nie jest odpowiedź tylko informacja o tym, że jest to temat do przeanalizowania, to zmieniam status na „w trakcie realizacji”. W systemie są różne statusy opisujące stopień realizacji zadań, pracownik jest informowany na bieżąco o tym jaki status ma jego pytanie czy zgłoszony projekt.

Jak realizujesz zadania przypisane do Twojego działu? Masz zespół, który to z Tobą analizuje, czy odpowiadasz na nie we własnym zakresie?

To zależy od tego, co to jest. Jeśli ktoś pisze na przykład „Przydałyby się nam nawilżacze w pokojach” to ja takie zadanie przekierowuje do osoby odpowiedzialnej za zarządzanie biurem w danej lokalizacji i można ten problem załatwić od ręki. Są też tematy, które są zgłaszane ale my już jesteśmy w trakcie ich realizacji, tylko pracownicy o tym jeszcze nie wiedzą, np. wdrożenie aplikacji IT. W tej chwili pracujemy nad systemem do obsługi procesu szkoleniowego, więc wiadomo, że to jest dłuższy proces i większy projekt. I takich tematów w realizacji jest dużo. Jeśli natomiast pracownicy zgłaszają jakąś dodatkową rzecz, którą można zrobić zasobami, które mamy wtedy rozpoczynamy nowy projekt przydzielony do określonej osoby i go stopniowo wdrażamy.

I myślisz, że taki sposób prowadzenia organizacji i budowania relacji z pracownikami, to konieczność w dzisiejszych czasach czy też może chwilowa moda?

Wg mnie jest to konieczność jeśli faktycznie, z punktu widzenia obszaru HR, chcemy robić coś, co ma wartość dla pracowników. W Sii zależy nam, żeby nasz dział HR nie był postrzegany na zasadzie: „Ooo znowu panie z HR-u każą nam wypełnić ankiety albo jakieś badanie” itd. 

Zależy nam na tym, żeby to, co realizujemy miało faktyczną wartość dla pracowników.  W przypadku firm IT mamy do czynienia z rynkiem pracownika, więc jest to koniecznością, żeby słuchać ludzi i współtworzyć z nimi miejsce pracy, ale z drugiej strony jest to też jedyny słuszny kierunek, jeśli chcemy,  żeby to, co robimy, miało sens. 

A jakie są Twoim zdaniem wyzwania, które stoją przed działami HR w najbliższym czasie?

W naszej branży jest to przede wszystkim przyciąganie kandydatów, szczególnie tych doświadczonych specjalistów do miejsca pracy, bo o każdego specjalistę IT w tej chwili bije się  przynajmniej kilka firm. 

Na pewno ważna jest też kwestia zatrzymywania takich osób w firmie. Dodatkowo, popularne teraz pokolenie Milenialsów to ludzie, którzy nie są już tak związani z pracodawcą jak jeszcze chociażby moje pokolenie, więc utrzymanie tych osób w naszej firmie jest wyzwaniem, zwłaszcza, że trzeba stworzyć warunki pracy, które z jednej strony będą odpowiadać młodszym pokoleniom pracowników, ale będą też optymalne dla pracowników o dłuższym stażu pracy.

Nie chodzi o to, żeby adresować potrzeby tylko do jednej grupy pracowników, ale żeby to wszystko ze sobą połączyć, więc to będą najważniejsze wyzwania na nadchodzący rok. 

Powiedz w takim razie jak w Sii staracie się tego pracownika zachęcić do pracy u Was, żeby wybrali spośród tych wszystkich firm IT, które się o nich biją właśnie was? I jak takiego pracownika zatrzymujecie u siebie?

Jeśli chodzi o cały proces komunikacji oraz o employer branding skierowany do pracownika i kandydata, to wychodzimy z założenia, że nie chcemy sztucznie kreować wizerunku, tylko pokazujemy jak jest.

Chcemy, żeby faktycznie w firmie było fajnie, żeby każdy pracownik dobrze się tu czuł i realizował zadania zgodnie ze sobą. Dopiero wtedy możemy to pokazywać i chwalić się tym, co naprawdę się dzieje w naszej organizacji.

Czynników przyciągania kandydatów do pracy jest wiele, bo każdego motywuje coś innego. Staramy się podkreślać i pokazywać te mocne strony, które dla większości naszej grupy docelowej będą faktycznie czymś atrakcyjnym i wyróżniającym się. To są na przykład ciekawe projekty, możliwość zmiany tych projektów, to też elastyczność i różnorodność branż, sektorów, projektów, technologii.

Mocno skupiamy się na tym, żeby każdy pracownik po 18 miesiącach mógł wnioskować o zmianę projektu, poznać coś innego. Poza formalnymi udogodnieniami i benefitami, zdecydowanie najważniejsza jest kwestia słuchania pracowników i pokazywania im, że to oni mają wpływ na to, jak ta firma będzie dalej wyglądała i że wszyscy razem ją tworzymy. To dzięki takiemu podejściu panuje u nas faktycznie wyjątkowa i unikalna atmosfera. 

Byłaś na naszym warsztacie wprowadzającym Design Thinking INTRO, wiemy z naszego doświadczenia i obserwacji, że coraz więcej firm chce wprowadzić tę metodę do pracy różnych działów. Czy Ty widzisz potencjał w tej metodzie w kontekście działów HR?

Tak, jak najbardziej. Widzę wiele możliwości w kontekście HR. Zanim wzięłam udział w Waszym warsztacie mieliśmy na tapecie projekt związany ze zbieraniem informacji zwrotnych od naszych kandydatów do pracy. Widzę tutaj ciekawy obszar do wykorzystania założeń i narzędzi DT i zaangażowania ich w ten proces oraz wspólnego opracowania np. ścieżek kandydata z jasno wskazanymi przez nich obszarami do usprawnień i zmian.

Drugie zastosowanie to wykorzystanie założeń Design Thinking w dalszej pracy z pracownikami i wspólne projektowanie doświadczenia miejsca pracy. Jestem pewna, że ten aspekt będzie coraz częściej odgrywał kluczową rolę w kwestii decyzji o wyborze tej lub innej firmy IT jako pracodawcy.

No właśnie, dużo też się mówi o projektowaniu doświadczeń kandydatów, jak to u was wygląda?

Jeśli chodzi o projektowanie doświadczeń kandydata to mamy opis dobrych praktyk pod hasłem „Candidate unique experience,” czyli zestaw poszczególnych elementów kontaktu z kandydatem od momentu, kiedy widzi nasze ogłoszenie o pracę, kiedy do niego dzwonimy, kiedy przychodzi na rozmowę, poprzez to, o co kolejno powinniśmy zadbać z punktu widzenia takiego kandydata w trakcie i po spotkaniu. 

Mamy to opisane i monitorujemy, czy tak właśnie się dzieje, ale fajnie by to było zweryfikować w formie warsztatu przeprowadzonego w duchu myślenia projektowego, o którym była mowa na waszym warsztacie. Jak dotąd jest to robione tylko z naszej perspektywy, nie do końca w ścisłej współpracy z  realnym kandydatem. 

Te dobre praktyki zostały u nas w organizacji wdrożone jako obowiązkowe zarówno na poszczególnych etapach procesu rekrutacyjnego jak i również do rekomendowanych elementów w procesie rekrutacyjnym. Stawiamy na elastyczność, więc są pewne punkty, które trzeba zrealizować i są punkty, które są rekomendowane do zrealizowania, ale nie obowiązkowe. 

A jak to wygląda w kwestii pracowników?

Jeśli chodzi o projektowanie doświadczeń pracowników, to w tej chwili wygląda to w ten sposób, że opieramy się na tym, co ci pracownicy przekazują nam przy okazji rozmów rocznych, w trakcie których każdy pracownik odnosi się do poszczególnych obszarów takich jak HR, administracja, sprzedaż etc. Wtedy pytamy co wg niego funkcjonuje fajnie, co jest do poprawy. Dodatkowo, w momencie kiedy pracownicy od nas odchodzą jest prowadzona rozmowa na temat tego co się temu pracownikowi u nas podobało, co było dobrze, co by zmienił. Trzecim elementem są wspomniane już spotkania usprawniające i rozmowy z pracownikami na bieżąco, czy podczas różnego rodzaju spotkań integracyjnych.

Gdy myślimy o rozwoju firmy i organizacji to, co na pierwszym miejscu powinniśmy brać pod uwagę, chcąc rozwijać dział HR.

Bardzo ważne jest skupienie się na końcowym efekcie, który chcemy osiągnąć, bo nasze działania muszą być efektywne i muszą na coś się przekładać. 

Istotne jest także żeby rola HR-u była traktowana jako rola wspierająca biznes, realizująca cele biznesowe, żeby odpowiedzialnymi za realizację procesów HR-owych byli managerowie, bo to manager powinien oceniać swojego pracownika, to on powinien wspólnie z pracownikiem decydować w jakich szkoleniach ten pracownik powinien wziąć udział, to on powinien wybierać osoby do swojego zespołu i je zwalniać, a nie dział HR, który na co dzień nie ma kontaktu z tym pracownikiem.

HR wg mnie jest po to, żeby wspierać managerów w realizacji swojej pracy stricte managerskiej związanej z zarządzaniem ludźmi, a nie wykonywać tą prace za nich. Powinniśmy dostarczać narzędzia, wdrażać i usprawniać procesy, szkolić, pomagać w rozwiązywaniu problemów, pomagać w komunikacji, etc. Naszą rolę jest też usprawnianie i adaptowanie do naszej rzeczywistości trendów rynkowych.

Czym dla Ciebie jest innowacyjny HR?

Innowacyjny i nowoczesny HR to taki, który nie jest postrzegany tylko jako rekrutacja. To się na szczęście mocno zmienia, kilka lat temu to cały obszar employer brandingu i HR-u był mocno w Polsce zaniedbany. Faktycznie dużo się w tym zakresie nie działo, w tej chwili podejście do HR się zmienia, bo firmy widzą, że ma to sens, że to się przekłada na efektywność, również biznesową i kosztową, bo przecież zadowolony pracownik to efektywny pracownik. Im mniejsza rotacja, tym mniej kosztów poświęconych na pozyskanie kolejnych osób z rynku, więc to wszystko ma swoje uzasadnienie biznesowe.

A nowoczesny HR wg mnie to taki, który słucha rynku, który jest elastyczny, pamięta o tym, że ma do spełnienia cele nie tylko pracownika, ale też i biznesu, bo często HR jest postrzegany jako przeciwwaga, jako taki organ, który ma sprawnie wspierać pracownika na przekór temu, co tam od niego chcą managerowie, który ma bronić pracownika.

Innowacyjny i nowoczesny HR nie jest od tego, żeby pracownika bronić tylko, żeby pomagać mu się rozwijać w firmie. 

Jakbyś miała powiedzieć komuś z innego działu HR dlaczego warto inwestować w działania typu Design Thinking, to co by, to było?

To końcowi użytkownicy wiedzą najlepiej jak by chcieli, żeby było. Tak naprawdę to w każdym obszarze można z tego skorzystać. Dla działu HR kandydat jest pewnego rodzaju klientem. Sam HR też ma wielu swoich klientów: z jednej strony klientem HR-u są kandydaci, z drugiej pracownicy, a z trzeciej managerowie i każda z tych grup  jest naszą grupą docelową, do której kierujemy nasze działania. Zdarza się, że czasami stajemy na głowie,  żeby ich zadowolić i zaadresować ich potrzeby, a i tak ostatecznie możemy rozminąć się z ich oczekiwaniami, bo my w ich roli nigdy nie występowaliśmy i nie występujemy. Więc lepiej zachęcić ich do współpracy, żeby razem zmienić coś i to wdrożyć, bo tylko wtedy będzie to pasowało do tego użytkownika i odbiorcy końcowego. W tym widzę duży potencjał do wykorzystania m.in. Design thinking.

Czego FUZERS może życzyć działowi HR Sii na przyszłość?

Udanych rekrutacji i zadowolonych pracowników :)

Super! To tego życzmy i dziękuje Ci bardzo za rozmowę.



Katarzyna Michalak

Junior Service Designer

Wspiera realizację projektów i warsztatów FUZERS od strony organizacyjnej, a także pracuje w roli researchera przygotowującego materiały do realizowanych przez nas projektów i warsztatów.

Podziel się z innymi

Komentarze

Zapal się do newslettera

Dołącz i raz na dwa tygodnie otrzymuj inspiracje prosto do Twojej skrzynki email.